未経験で事務職に挑戦したいけれど、「何を勉強すればいいのか分からない」「事務職の種類によって勉強する内容が違うのかどうか分からない」と悩んでいるあなたへ。
このブログでは、事務職に必要なスキルや知識を明確にし、具体的な勉強方法をお伝えします！
さらに、実際に事務職で経験を積んだ人の事例を交えながら、あなたの不安を解消する根拠を示します。
この記事を読むことで、事務職に必要な準備が具体的にわかり、あなたのキャリアを一歩前に進めるための道筋が見えてくるでしょう。
未経験からでも安心して事務職に挑戦できるよう、必要な知識とスキルをしっかりと身につけていきましょう。
あなたの未来を切り開くための第一歩を、一緒に踏み出していきましょう。
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未経験でも事務職になれる？
事務の仕事は未経験からでも始められるのでしょうか？
結論から申し上げますと、事務の仕事は未経験者でもスタート可能です。
たしかに、求人の中には「実務経験○年以上」や「年齢制限」を設けているものも存在しますが、大多数の職場では「未経験OK」といった条件が多く、初心者でもチャレンジしやすい環境が整っています。
具体的には、事務職にはさまざまな業務が含まれます。
事務と一口に言っても、その内容は職場によって異なるため、自分がどのような働き方をしたいのかを考え、希望に合った職場選びが重要です。
未経験の場合でも、初めは簡単な業務から任されることが多いため、安心して働き始めることができます。
未経験者を受け入れる職場では、応募条件が「簡単なパソコンの操作ができること」や「研修に参加できること」といったシンプルなものが多いです。
また、こうした職場は長期的なキャリア形成を視野に入れて募集を行っていることが多く、育成環境が整っているケースもあります。
具体的な研修の一例として、携帯電話の申し込みを登録する契約事務センターがあります！
ここでは、各書類の説明やイレギュラーパターンのFAQがマニュアルとして完備されており、さらにシステムへの入力方法もわかりやすく説明されています。
これにより、未経験の方でも問題なく業務を開始できる環境が整っています。
このように、事務職は未経験者にとっても挑戦しやすい分野であり、しっかりとした研修制度がある職場を選ぶことで、安心してキャリアを築くことができるのです。
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事務職の種類別人気ランキング
1位 一般事務
一般事務の仕事内容は業種や会社の規模によって異なりますが、基本的な業務には資料や契約書の作成、ファイリング、郵便物の仕分け・発送、電話応対などがあります。
企業によっては経理や庶務の業務も任されることがあります。
例えば、子供が小学校に入学したのを機に仕事復帰を考えた方が一般事務を始めたケースがあります。
この職種は月間・年間のスケジュールが把握しやすく、子供の学校行事などの調整が容易であるため、非常にメリットが大きいです。
一般事務の魅力は、未経験者でも応募可能な職場が多く、仕事の融通が利きやすい点です。
2位 総務事務
総務事務は、社内報などの書類の作成・管理や備品の管理・発注、来客時の会議室予約・お茶出しなど、多岐にわたる仕事内容が特徴で、仕事の幅広さから「何でも屋さん」と呼ばれることもあります。
社員が快適・安全に仕事に集中できる環境を整えることが、総務事務の重要な役割です。
ある方は、某ドラマを観て総務に憧れを抱き、実際に働いてみると、思った以上に忙しく、充実した日々を送っていると語っています。
総務事務では社内外の人と接する機会が多く、自然とコミュニケーションスキルが向上します。
また、パソコンでの書類作成も行うため、パソコンスキルも同時に向上することが期待できます。
覚えることが多く大変ですが、会社の人に頼られる存在であるため、非常にやりがいを感じる職種です。
3位 経理事務
経理事務は、会社のお金に関する業務を担当する重要な職種で、主な仕事内容には帳簿の管理、請求書の作成、集金・支払い業務、社員の給与管理などが含まれます。
特に月末や月初は忙しいですが、それ以外の時期は比較的ゆとりを持って取り組むことができます。
お金に関わる業務のため、正確な事務処理能力が求められます。
一例として、ある方はミスを防ぐために常に整理整頓を心掛けており、決算期は忙しいものの、それ以外の時は基本的に定時帰宅ができるため、仕事とプライベートにメリハリを持てると語っています。
近年では会計ソフトが進化し、誰でも比較的簡単に扱えるようになってきていて、経理事務のハードルは低くなっていると言えるでしょう。
ただし、お金に関わる仕事であるため、慎重さが求められます。
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事務職の種類別、事前に勉強しておくこと
一般事務
一般事務職に就職する際には、基本的なPCスキルとビジネスマナーを事前に勉強しておくことが重要です。
一般事務の仕事は、電話対応、データ入力、書類作成・管理、備品管理など多岐にわたり、これらの業務を効率的に行うためには、基本的なパソコン操作が求められます。
また、ビジネスマナーを身につけることで、電話応対や書類作成において、よりプロフェッショナルな対応ができるようになります。
電話対応では、適切な言葉遣いやトーンが求められ、初めての顧客とのやり取りや、社内の問い合わせに対して、正確かつ丁寧に応対することが大切です。
また、データ入力や書類作成では、ExcelやWordなどのソフトウェアを使いこなすことが求められます。
これらのスキルを事前に学んでおくことで、入社後の業務にスムーズに適応できるでしょう。
営業事務
営業事務職に就職する際には、営業プロセスの理解と基本的なコミュニケーションスキルを事前に勉強しておくことが重要です。
営業事務は営業が業務をスムーズに行えるようサポートする役割を担っており、営業の代わりに顧客からの問い合わせ対応を行ったり、請求書や見積書の発行を行ったりするため、営業の業務フローを理解しておくことが求められます。
これにより、適切なタイミングで必要なサポートを提供できるようになります。
営業活動における顧客対応では、迅速かつ正確な情報提供が求められます。
例えば、顧客からの問い合わせに対して、必要な情報を即座に引き出し、営業担当者に伝えることで、商談の進行をスムーズにすることができます。
また、請求書や見積書を作成する際には、正確なデータ入力や文書作成スキルが必要で、これらのスキルを事前に学んでおくことで、入社後の業務にスムーズに適応できるでしょう。
経理事務
経理事務職に就職する際には、簿記の知識と基本的な数値管理スキルを事前に勉強しておくことが重要です。
経理事務は企業のお金の管理を行う業務であり、現金出納、請求・支払い業務、売掛金・買掛金管理、資産管理、原価計算など、多岐にわたります。
これらの業務は主にルーティン業務であり、細かい作業が多いため、同じ作業を苦痛に感じない方が向いています。
簿記の資格を取得しておくことで、経理の業務を理解しやすくなり、スムーズに業務に取り組むことができるでしょう。
具体例として、経理業務では入金金額と請求書の確認が頻繁に行われます。
この際、正確な計算やデータの照合が求められ、もし簿記の知識があれば、請求書の内容や入金状況の確認が容易になり、ミスを減らすことができます。
また、経理業務に必要なソフトウェアの操作スキルも事前に学んでおくことが推奨されます。
人事事務
人事事務職に就職する際には、人事関連の法律や制度についての知識を事前に勉強しておくことが重要です。
人事事務は社員の採用や各種保険の管理だけでなく、社員が能力を十分に発揮できるような人事制度の立案にも関与します。
人材採用、人材育成、人事評価、労務管理、そして人事制度の立案といった多岐にわたる業務を担当、特に人事制度の立案には専門的な知識が必要とされるため、事前に学習しておくことが求められます。
そして、労務管理においては、労働基準法や社会保険制度に関する理解が不可欠です。
例えば、社員の給与や福利厚生に関する業務を行う際に、法律を遵守しているかどうかを確認する必要があり、人材育成に関しては、教育プログラムの設計や実施において、適切な方法論や評価基準を知っていることが重要です。
総務事務
総務事務職に就職する際には、オフィス管理やデータ管理に関する基本的な知識を事前に勉強しておくことが重要です。
総務事務の仕事は会社全体の業務を円滑に回すために、さまざまな業務を担当します。
備品の発注・管理、オフィス管理、データ管理、株主総会の企画・運営、社内行事の企画・運営、福利厚生の整備、さらには来客対応など、多岐にわたり、これらの業務を効果的に行うためには、基本的な管理スキルやコミュニケーション能力が求められます。
備品の発注業務では、必要な物品を正確に把握し、適切なタイミングで発注することが求められます。
この際、在庫管理や発注システムの理解が重要で、社内行事の企画・運営では、イベントのスケジュール調整や参加者の管理など、組織力が必要とされます。
さらに、福利厚生の整備においては、社員の満足度向上に向けた取り組みが求められます。
医療事務
医療事務職に就職する際には、医療関連の基本知識とコミュニケーションスキルを事前に勉強しておくことが重要です。
医療事務は病院や薬局で患者の診察券の確認、会計業務、電話対応などを行う業務です。
医療分野に関わりたいと考える方には非常におすすめの職種で、資格がなくても働くことができますが、医療事務検定試験や医療事務技能審査試験などの資格を取得することで、待遇が向上する可能性が高まります。
患者の診察券確認や会計業務を行う際には、正確な情報を把握し、迅速に対応する能力が求められます。
例えば、会計業務では、患者の保険情報を正確に確認し、適切な料金を計算する必要があり、このような業務を行う際には、医療制度や保険に関する基本的な知識が役立ちます。
また、電話対応では、患者や医療スタッフとの円滑なコミュニケーションが求められるため、基本的なマナーやスキルを身につけておくことが大切です。
法務事務
法務事務職に就職する際には、法律に関する基礎知識と契約書作成のスキルを事前に勉強しておくことが重要です。
法務事務の代表的な業務には契約書のチェックと管理が含まれます。
会社が顧客と取引を行う際、ほとんどの場合、契約書が必要となり、多くの顧客に対して一から契約書を作成するのは非常に時間がかかるため、効率的な業務運営が求められます。
このため、多くの企業では用途に応じた契約書のひな型を用意し、必要に応じてカスタマイズするシステムを採用しています。
法務事務は使用する契約書に不備がないか、書き換えた項目に法律的な問題がないかを確認する役割を担います。
また、必要に応じてひな形の更新も行うため、最新の法律に基づいた契約書を維持することが求められ、社員からの法律に関する問い合わせに対応したり、顧問弁護士への取り次ぎを行ったりすることも法務事務の重要な業務です。
加えて、知的財産権や特許の管理も一般的な業務範囲に含まれます。
貿易事務
貿易事務職に就職する際には、輸出入に関する法律知識と英語スキルを事前に勉強しておくことが重要です。
貿易事務は輸出・輸入に関する煩雑な手続きを一手に引き受けて処理する役割を担っています。
代表的な業務には、通関に関連する書類の作成と申請、輸送手段の手配（船や飛行機など）、輸送した品物を保管するための倉庫の手配などが含まれ、これらの業務をスムーズに行うためには、関連する法的知識が必要となります。
通関手続きにおいては、必要な書類を正確に作成し、期限内に申請することが求められます。
加えて、輸送業者とのやり取りや海外の取引先とのコミュニケーションが頻繁に発生するため、英会話や英文での書類作成能力も重要で、資格は必須ではありませんが、専門性が高い職種であるため、事前にこれらのスキルを磨いておくことで、業務にスムーズに適応できるでしょう。
学校事務
学校事務職に就職する際には、教育関連の知識と基本的な事務スキルを事前に勉強しておくことが重要です。これらのスキルは、業務を円滑に進めるためには欠かせません。
学校事務は小中学校、高校、大学などの教育機関で働く事務職であり、学校の規模によって仕事内容が異なります。
特に中小規模の学校では、経理事務、人事事務・労務事務、総務事務など、さまざまな業務を一手に引き受けることが多く、幅広い知識が求められます。
また、学生とのコミュニケーションが頻繁に発生するため、対人スキルも必要です。
経理事務では学校の予算管理や経費処理が求められます。
このため、基本的な会計知識や経理ソフトの操作スキルが重要で、人事事務では、教職員の採用や労務管理に関わるため、労働法に関する知識が必要です。
さらに、学生とのコミュニケーションを円滑に行うためには、適切な言葉遣いや対応力が求められます。
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事務職に向いている性格の人は？
事務職の業務内容が書類作成や備品管理など、ルーティン業務が中心であるためです。
経理や医療事務では、細かい数字を扱う業務が多く、ミスを防ぐためには丁寧な作業が求められます。
このように、繰り返しの業務に対して前向きな姿勢を持つことが重要です。
これは、請求書の発送や備品の発注など、他の業務と関連する仕事が多いためです。
例えば、仕事の優先順位を考えながらスケジュールを適切に管理する能力が求められます。
責任感が強い方であれば、期日通りに最後まで業務を遂行できるでしょう。
他の社員をサポートする役割が多いため、コミュニケーション能力が必要だからです。
具体的には、相手の話をしっかりと聞き、理解しながら関係を適切に保つ能力が求められます。
ビジネスマナーに関しても、言葉遣いや身だしなみに気を配ることが重要です。
急ぎの書類作成など、他の社員からの要望に応じて迅速に業務を進める必要があるためです。
数時間以内に資料を作成し、取引先に提出する場合もあります。
このような状況で、他の業務と調整しながら進める能力がある方は、事務職に適性があると言えます。
データ入力や書類作成は主にパソコンを使用するため、一定のスキルが必要だからです。
ExcelやWordなどのソフトを使いこなすことが求められます。
しかし、最初から完璧にできる必要はなく、業務を通じて少しずつ習得していくことが可能です。
このように、新しい業務を覚えようとする意欲があれば、事務職に適していると言えます。
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未経験でも事務職に転職しやすい業界
未経験から事務職を目指す方には、特に金融業界、IT業界、マスコミ業界が魅力的な選択肢となります。
これらの業界では、求人票に「未経験OK」と明記されていることが多く、事務職の経験がなくても応募しやすい環境が整っています。
| 金融業界 | 銀行や証券会社などが、事務職のサポート役として新しい人材を歓迎する傾向があります。 |
| IT業界 | 特にスタートアップ企業や中小企業では、柔軟な働き方を求める方を積極的に採用しています。 ここでは、専門的な知識がなくても、基本的なPCスキルと学ぶ意欲があれば、十分に活躍の場があります。 また、IT業界は急成長しているため、将来的なキャリアパスも期待できるでしょう。 |
| マスコミ業界 | 広告代理店や出版業界などが未経験者を受け入れており、クリエイティブな環境での事務業務が体験できます。 特に、コミュニケーション能力や柔軟な発想が求められるため、未経験者でも新しい視点を提供できる可能性があります。 |
さらに、他の業界でも「未経験OK」として募集している求人が少なくありません。
例えば、製造業や小売業、サービス業などでも、事務職のニーズは高まっています。
これらの業界では、基本的な業務知識を身につける機会が多く、教育制度が整っている企業も多いため、安心して働き始めることができます。
まずは求人サイトに登録し、幅広い情報をチェックすることが重要です。
特に、未経験者向けの研修制度やサポート体制が整った企業を選ぶことで、スムーズに事務職への転職を実現できるでしょう。
また、エージェントを利用することで、自分に合った求人を探しやすくなります。
自分の興味や適性に合った業界を見つけ、新たなキャリアを築く第一歩を踏み出してみてください。
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事務職未経験者が事前に勉強しておくべきことの体験談
事務職は日々の業務において多くの情報を扱い、正確な作業が求められます。
そのため、PCスキルやビジネスマナーを身につけておくことは、円滑な業務遂行に欠かせない要素です。
また、業務に関連する知識を事前に学ぶことで、職場での理解が深まり、自分の仕事の意義を感じやすくなります。
私自身、未経験で事務職に就く際に、内心不安だった事もあり、事前に勉強してから入社する決断をしました。
特に、普段使う事が無かったので、ExcelやWord、PowerPointなどのソフトを独学で学ぶ事にしました。
オンライン講座やYouTubeのチュートリアルを活用し、実際に手を動かしながら学ぶことで、理解が深まりました。
特にExcelの関数を使うことができるようになると、業務の効率が格段に向上することを実感しました。
これは、本当に前持って勉強しておいて良かったと思います。
ある程度PCスキルがある方はともかく、全くPCに縁の無かった方には多少なりとも勉強する事をお勧めいたします。
次に、ビジネスマナーについてですが、事務職は社内外の多くの人とやり取りをするため、適切な言葉遣いや振る舞いが求められる事を知りました。
電話の応対やメールの書き方、訪問者への対応など、基本的なビジネスマナーを学んでおくことで、職場での信頼感を得ることを知ったので、私も、ビジネスマナーに関する書籍やセミナーを受講することで、スムーズにコミュニケーションを行えるようしました。
難しくない書籍や小さいセミナーでしたが、事前に学んでおいて良かったと思えたのが、特に電話の対応です。
中にはクレーム対応など、怒鳴り散らす方もいらっしゃいますので、セミナーを受けて対応の仕方を予習しておいて良かったです。
そして経理や人事、営業など、事務職の業務は多岐にわたる事を知り、自分が希望する分野の基礎知識を事前に学んでおくことで、入社後の業務にスムーズに適応できると判断し、予習を行いました。
私は、経理事務を希望していたため、簿記の勉強を始め、基本的な簿記の知識を学び、
これによって、同僚や上司とのコミュニケーションも円滑に進むようになりました。
簿記自体が現在の業務に役立っているかは不明ですが、上司のコミュニケーションに一役買っているのは大きいなと感じます。
このように、最初は初めての事務職として、不安な上での事前勉強でしたが、入社してからの進捗が全く違うので、ある程度は必要なのかなと感じたのが、今現在の率直な感想です。
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事務職の事前に勉強しておくことQ＆A
- Q経理事務を目指す場合、どんなことを勉強しておくべきですか？
- A
経理事務を目指す場合、簿記の基礎知識を学ぶことが重要です。
特に、日商簿記3級を取得することで、基本的な仕訳や決算処理の流れを理解できます。
また、Excelを使ったデータ分析やレポート作成も役立ちます。
さらに、会計ソフトの使い方を学ぶこともおすすめです。
- Q一般事務の業務内容に合わせて、どのようなスキルを身につけるべきですか？
- A
一般事務では、WordやExcelを使った文書作成やデータ管理が中心となります。
文書の書式設定や表の作成、関数の使用方法を事前に学んでおくと良いでしょう。
また、電話応対やメールの書き方など、ビジネスマナーも重要です。
特に、相手に伝わる丁寧な言葉遣いを意識することが大切です。
- Q医療事務を希望する場合、どのような知識が必要ですか？
- A
医療事務を目指す場合、医療用語や診療報酬制度についての知識を学ぶことが重要です。
医療事務の資格取得を目指すことで、必要な知識を体系的に学ぶことができます。
また、電子カルテの操作や保険請求業務についても学んでおくと、実務に役立ちます。
- QIT業界の事務職に就くために必要なスキルは何ですか？
- A
IT業界の事務職では、基本的なPCスキルに加え、プロジェクト管理ツールやコミュニケーションツールの使い方を学んでおくことが重要です。
特に、Excelを用いたデータ分析やグラフ作成が求められることが多いため、これらのスキルを磨いておくと良いでしょう。
また、業界用語や基本的なITリテラシーも理解しておくと、業務にスムーズに適応できます。
- Q営業事務を希望する場合、どのような準備をすればよいですか？
- A
営業事務を目指す場合、営業プロセスや顧客管理の基礎知識を学ぶことが役立ちます。
CRM（顧客関係管理）ソフトの使い方を理解することも重要です。また、Excelを使った売上データの集計や分析スキルが求められるため、これらのスキルを事前に身につけておくと良いでしょう。
- Q未経験で事務職を目指す場合、どこで勉強すればよいですか？
- A
未経験で事務職を目指す場合、オンライン講座や専門学校を利用するのが効果的です。
多くのプラットフォームでは、ExcelやWord、簿記などの基礎を学ぶコースが提供されています。
また、書籍やYouTubeのチュートリアルも活用し、実際に手を動かしながら学ぶことで、理解が深まります。
さらに、地元のコミュニティカレッジや職業訓練校でも、実践的な講座が開かれていることがあります。
事務職の転職するためにはエージェントを活用する
転職エージェントを活用することで、転職活動を効率的に進めることができ、成功の可能性を高めることができます。
転職活動は多くの時間と労力を要しますが、エージェントのサポートを受けることで、よりスムーズに進めることが可能です。
以下に、転職エージェントの具体的なメリットと利用の流れについて詳しく説明します。
転職エージェントのメリット
転職エージェントの利用の流れ
まずは、希望する転職エージェントのウェブサイトから申し込みを行います。
登録は簡単で、必要な情報を入力するだけです。
エージェントとの面談が行われます。
この際に、応募書類の添削やキャリアの方向性についてのアドバイスを受けることができます。
自分の希望や不安をしっかりと伝えることが重要です。
あなたの希望に合致した求人が紹介されます。
興味のある求人には、エージェントを通じて応募が可能です。
面接対策や日程調整など、選考過程でもサポートを受けることができます。
特に、面接前の対策は心強いものです。
内定が決まった際には、条件交渉のアドバイスも受けられます。
自分に合った条件で入社できるようサポートしてくれます。
新しい職場への入社が決まった場合、退職交渉へのアドバイスも受けられます。
円満に現在の職場を退職し、新たなスタートを切るための支援をしてくれます。
複数のエージェントに登録することの重要性
転職エージェントを利用する際は、複数のエージェントに登録することをお勧めします。
各エージェントには得意な業種や職種があるため、相性の良いキャリアアドバイザーと面談することで、より効果的なサポートを得ることができます。
転職活動が効率化されて、成功の可能性が高まるのはすごくありがたいね！
自分に合ったエージェントを見つけることで、転職活動をさらにスムーズに進めることができるでしょう。
転職を考えている方は、ぜひエージェントの利用を検討してみてください。
おいても専門的なサポートを受けることができるため、安心して転職活動を進めることができます。
- 退職を考えているが、直接話すのが難しい人…上司や同僚との対話が苦手な人にとって、代行サービスはスムーズな退職をサポートします。
- 時間がない人…忙しくて退職手続きを自分で行う時間がない方に、専門的なサポートを提供します。
- トラブルを避けたい人…退職時にトラブルや揉め事を避けたい人にとって、プロの手を借りることで安心できます。
- 退職理由に配慮が必要な人…特別な事情がある場合、代行サービスを利用することで配慮を得られます。
- 退職後の手続きをスムーズに進めたい人…退職後の手続きや次のステップに集中したい方にも適しています。
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まとめ
以上のラインナップでお届けしました！
未経験から事務職を目指す際には、各種事務職の特性に応じた準備が重要です。
経理事務では簿記の知識、一般事務ではPCスキルやビジネスマナー、医療事務では医療用語の理解が求められます。
また、IT業界や営業事務では、業界特有のツールや知識を習得することが求められます。
このように、事前に勉強しておくことで、入社後の業務にスムーズに適応でき、自信を持って働くことができるでしょう。
あなたの努力が実を結び、希望する事務職で充実したキャリアを築けることを心から願っています。
